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Zeiterfassung / Betriebsdatenerfassung einführen – ein Leitfaden

Unternehmen, die sich für die Einführung einer elektronischen Zeit- bzw. Betriebsdatenerfassung entschieden haben, stehen angesichts der Fülle von Anbietern vor der Qual der Wahl. Erschwerend hinzu kommen spezielle Anforderungen aus den Abteilungen Human Resources, Produktion und IT, die das Budget ins Unermessliche steigen lassen können. Eine genaue Prüfung aller Anforderungen und eine strukturierte Vorgehensweise sind unbedingt erforderlich, damit das Projekt zu einem Erfolg wird und einen Mehrwert im Unternehmen generiert. Wie kann das funktionieren, und welche Schritte kann dieser Prozess beinhalten?

Hauptverantwortliche/n und Projekt definieren

Die Gesamtorganisation und die Hauptverantwortung zu übernehmen sind nicht jedermanns Sache. Fragen Sie sich: Welche/r MitarbeiterIn verfügt über soziale Kompetenzen, kennt die Abläufe der IT, der Produktion, im HR-Bereich? Bei wem liegt die kontinuierliche Bereitschaft zur Innovation vor? Und wer ist fähig, dieses Projekt zu managen und relevante Informationen der Abteilungsleitung bzw. der Geschäftsführung aufzubereiten und zur Entscheidung vorzulegen?

Welches Ziel hat die Einführung einer Zeit- bzw. Betriebsdatenerfassung? Welche Funktionen sind erforderlich?

Geht es darum, zeitnahe Aufzeichnungen bei allfälliger Kontrolle dem Arbeitsinspektorat vorzulegen? Oder sollen auch Projekte nach Aufwand abgerechnet werden? Benötigen Sie Daten, die ausgewertet ableiten, wie rentabel gearbeitet wird? Sollen auch Mitarbeiter im Außendienst Daten mobil erfassen? Oder wollen Sie vielleicht all dies abdecken?

Mitentscheider
Bringen Sie sämtliche Stakeholder an einen Tisch

Sinn und Zweck einer Zeit- bzw. Betriebsdatenerfassung ist es, Abläufe zu optimieren, Workflows zu automatisieren und zu vereinheitlichen, die Kosten zu reduzieren und letztendlich den Gewinn zu maximieren. Themen der HR-Abteilung sind neben der Lohn & Gehaltsabrechnung die Reisekostenabrechnung, Bewerberverwaltung sowie die Planung und Durchführung von Veranstaltungen (Aus- und Weiterbildung). Dem Projekt- bzw. Produktionsleiter geht es darum, schnell einen Auftrags- bzw. Produktionsstatus abzurufen, um etwaige Engpässe besser analysieren und in Folge minimieren zu können. Für die IT ist es wichtig, dass die Lösung zur Systemlandschaft passt. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aus diesen Abteilungen von Anfang an mit ein um zu klären, welche Bereiche unterstützt werden sollen und welche Funktionen die Lösung unbedingt mitbringen soll.

Betriebsrat

Die Verpflichtung zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen ist nicht neu und im Arbeitszeitgesetz (AZG) geregelt. Für den Arbeitgeber können Verstöße gegen die geltenden Arbeitszeitvorschriften teuer werden. Auch wenn der Arbeitsgeber für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems keine Zustimmung vom Belegschaftsvertreter benötigt, ist es sinnvoll, mit ihm in einer Betriebsvereinbarung festzulegen, welche Daten und Auswertungen den Vorgesetzten zur Verfügung stehen. Anders verhält es sich bei einer Zeiterfassung mittels Biometrie. Da hier Menschenwürde berührt wird, ist eine Betriebsvereinbarung zwingend erforderlich.

Marktrecherche

Nachdem die Anforderungen an das System mit den Mitentscheidern festgesetzt wurden, sollte abgewogen werden, ob eine HR-Gesamtlösung oder eine individuell maßgeschneiderte Insellösung zum Einsatz kommen soll.
Ganzheitliche Lösungen bilden mit verschiedenen Modulen die meisten HR- und Zeitwirtschafts-Anforderungen ab. Sie sind jedoch meist statisch und lassen wenig Raum für individuelle Wünsche

Wenn Unternehmen realistischer kalkulieren, keine Zeit verschenken und ohne großen Aufwand ihre zentralen Prozesse digitalisieren möchten, angefangen beim Vertrieb über die Produktion bis hin zum Montage- und Servicebereich, und auf diese Daten immer und überall auf Knopfdruck zugreifen wollen, dann sind sie mit einer ausgeklügelten Insellösung besser bedient. Weiter gehen Anbieter einer Individuallösung umfassender auf die Bedürfnisse der Kunden ein, wachsen im Idealfall mit weiteren Anforderungen des Kunden mit und decken ebenfalls die meisten Bedürfnisse von HR-Themen ab. Das garantiert Investitionssicherheit.

Durch diese Entscheidung lässt sich die Zahl der Anbieter, im Internet recherchiert und auf Fachmessen besucht, auf fünf bis zehn reduzieren. Empfehlungen und Erfahrungen von Business-Partnern und Kunden können ebenfalls sehr hilfreich sein.

Anforderungskatalog

In diesem werden detaillierte Funktionsbeschreibungen an die gewünschte Software zusammengefasst. Eine präzise Auflistung dient Ihnen zur Unterstützung und zur ersten Orientierung für Software-Hersteller und -Entwickler. Zusätzliche gewinnbringende Funktionen und Tipps, die Sie bei einer Software-Präsentationen bzw. Beratungen erhalten, können hinzugefügt werden.

Kostenrahmen

Mit welchem Budgetrahmen muss gerechnet werden? Welchen Betrag erachten Sie für angemessen? Manche Unternehmen setzen sich mit dieser Frage nicht auseinander und warten die ersten Kostenschätzungen diverser Anbieter ab – und sind von den Preisen zumeist abgeschreckt. Jemand aus dem oberen oder mittleren Management stoppt dann plötzlich das Projekt. Das Ziel, Abläufe zu professionalisieren, zeitnahen Überblick über Projekte zu haben und schlussendlich zu wissen, ob ein Kundenauftrag überhaupt profitabel ist, rückt wieder in die Ferne. Sparen Sie nicht an falscher Stelle. Vergleichen Sie Angebote, Funktionen und stellen Sie sich die Frage, was es Ihnen wert ist, in sich digitalisierenden Märkten zeitnahe Betriebsdaten an der Hand zu haben.

Zeitplan

Die Durchlaufzeit eines Zeiterfassungsprojekts ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Vermeiden Sie auf jeden Fall vorschnelle Entscheidungen, denn eine nicht sorgfältig gewählte Software kostet Geld und personelle Ressourcen. Der Schlüssel zu einer passenden Lösung und für eine erfolgreiche Einführung liegt in der Vorbereitung sowie der Kommunikation – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit den Anbietern. Je strukturierter die Anforderungen deklariert sind, umso schneller ist die Lösung dann einsetzbar.

Nicht selten kommt es vor, dass der Umsetzungsplan wegen mangelnder Unterstützung der Mitarbeiter beziehungsweise durch deren Widerstand aufgeschoben wird. Informieren Sie daher die Belegschaft rechtzeitig über Ihre Vision. Alle Anwender stets auf dem Laufenden zu halten und ihnen rechtzeitig die Vorteile der neuen Lösung näherzubringen, garantiert eine zügigere Implementierung der Software.

Auswahlprozess, Lastenheft

An diesem Punkt zeigt sich, wie gut obere Schritte mit allen Beteiligten abgeklärt wurden. In dieser Phase wird ein Lastenheft erstellt, das den Anforderungskatalog präzisiert und ergänzt. Selektierte Software-Anbieter präsentieren ihr Portfolio, ermöglichen bei Bedarf Direktkontakt zu Referenzfirmen, zeigen in Workshops erweiterte Möglichkeiten und stellen Ihnen einen Testzugang zur Verfügung.

Konkrete Funktionalitätsanforderungen ermöglichen dem Anbieter Lösungsansätze aufzuzeigen

Ein langjährig am Markt bestehender Anbieter bietet Ihnen branchenübliche Lösungskompetenzen. Dieser zeichnet sich u.a. auch durch seine Bereitschaft aus, Ihnen jederzeit beratend zur Verfügung zu stehen. Darum ist es wichtig, einen Anbieter in engerer Wahl über zusätzliche gewünschte Funktionen oder Informationen aufzuklären, um ihm damit die Möglichkeit zu geben, seine individuellen Programmiermöglichkeiten aufzuzeigen. Welche Problemstellungen haben sich im Zuge der Anforderungszusammentragung herauskristallisiert und welcher Anbieter bietet rasch effiziente Lösungsansätze?

Angebote und Kosten werden nun verglichen: Sind Beratungen, Schulungen & Workshops im Gesamtpreis enthalten? Schnittstellen, technischer Support, Fernwartung inkludiert oder gegen Entgelt beziehbar, der zusätzliche Wartungsvertrag in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis?

Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, dem Ihr Nutzen im Mittelpunkt steht und dem Sie vertrauen. Dieser wird mit Ihnen gemeinsam Ihre effiziente und anpassungsfähige Softwarelösung entwickeln, die Ihnen schlussendlich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Vertrag, Pflichtenheft und Implementierung

Die Entscheidung für einen Anbieter ist gefallen, die Preisverhandlungen sind abgeschlossen, der Vertrag wird unterschrieben.

Im Pflichtenheft definieren Auftraggeber und Auftragnehmer den gewünschten Funktionsumfang und den Zeitplan für die Umsetzung des Software-Einführungsprojekts.

Nach der Implementierung startet die Phase, die mittels Test-Cases durch einen definierten Mitarbeiter abgenommen werden. Feedbackschleifen tragen dazu bei, Softwarekomplikationen rasch und effizient zu beheben.

Zum Abschluss des Projekts wird die Software in den laufenden Betrieb eingebunden. Wenn die Applikation unkompliziert und ohne langwierige Eingewöhnung intuitiv bedienbar ist, werden die Mitarbeiter diese im täglichen Arbeitsablauf schnell annehmen.

Das war unser KEOPS Kundenforum 2019 in der BAUAkademie OÖ

Am 20. März 2019 fand das erste KEOPS-Kundenforum in der BAUAkademie OÖ statt. Unsere Kunden nutzten

  • die Gelegenheit, sich über die Neuigkeiten von SIS-KEOPS zu informieren, und
  • die Möglichkeit, sich mit anderen Anwendern der KEOPS-Lösung zu vernetzen.

Eröffnet wurde die Veranstaltung mit dem Themenblock „Digitalisierung & Archivierung“. Die Vorträge zu den Themen Rechnungsmanagement (ERD – Eingangsrechnungs-Digitalisierung) und Elektronischer Bauakt, stießen auf reges Interesse. Auch der Beitrag zum Thema Digitales Gerätemanagement führte zu einer regen Frage-Antwort Diskussion.

Die Networking Area bot in der Mittagspause neben heimischen Köstlichkeiten auch die Möglichkeit für konstruktive Gespräche und Vernetzung.

Danach folgten Vorträge zu den Themen Mobile Working (Zeit- und Leistungserfassung), Datenanalyse und Visualisierung mit Business Intelligence. Den Abschluss bildeten Vorträge unsere Partner, die ihre Lösungen „LUMIN“ und „BauMaster“ dem Publikum präsentierten.

Es freut uns, dass die Rückmeldungen auf unsere Veranstaltung sehr positiv waren. Eine derartig komprimierte Einsicht in die verschiedenen Lösungen sei einzigartig, so der Tenor.

Das spornt uns an, auch im nächsten Jahr für Sie eine interessante Veranstaltung zu organisieren. Das zweite KEOPS-Kundenforum wird voraussichtlich im März 2020 stattfinden. Das genaue Datum wird noch bekannt gegeben.

Bei Interesse an den Vortragsthemen oder an den Präsentationen, kontaktieren Sie bitte Michaela Punk, telefonisch unter +43 1 3686500-304 oder per E-Mail unter m.punk@sisworld.com.

Wir bedanken uns bei allen Besucherinnen und Besuchern für ihr Kommen, für die vielen anregenden Gespräche und ihr Interesse an unseren Lösungen.

Wir freuen uns, Sie auch im nächsten Jahr erneut begrüßen zu dürfen!

JAVA-Lizenzmodell und SIS-Produkte

Neues Java-Lizenzmodell von Oracle und deren Auswirkung auf SIS-Produkte

Die proprietären SIS-Personalmanagementprodukte sowie bestimmte durch SIS vertriebene Third Party Produkte (z.B. PCS INTUS COM oder DEXICON Enterprise) wurden in Java programmiert und erfordern für den Betrieb eine Java-Laufzeitumgebung – bislang hat ausschließlich Oracle diese Laufzeitumgebung als Installationspaket für Windows-Server bereitgestellt. Mit 1.1.2019 hat Oracle sein Java-Lizenzmodell geändert und den Support sowie die kommerzielle Nutzung (ab Version 11) kostenpflichtig gemacht.

Damit SIS-Kunden für den Einsatz der SIS-Produkte von Oracles Java-Lizenzmodell unabhängig werden, ist es mit künftigen Versionen der SIS-Software möglich, OpenJDK als lizenzfreie Laufzeitumgebung zu nutzen. Unser Technologie-Partner PCS hat ebenso angekündigt, betroffene Programme mit einer eigenen OpenJDK-Library auszuliefern.

SIS-Kunden mit Fragen zum Thema wenden sich bitte an die SIS-Helpline unter evohelp@sisworld.com.

Jahreswechsel 2018/19

Wir sind auch über die Festtage für Sie da!

Selbstverständlich sind wir in den letzten Tagen des Jahres im Servicefall für Sie da. Sie erreichen unsere Support-Hotline am 27. und 28. Dezember 2018 in der Zeit von 10:00 bis 15:00 Uhr. Ab dem 2. Jänner 2018 sind wir wieder wie gewohnt zwischen 8:30 Uhr und 17:00 Uhr (an Freitagen bis 16:00 Uhr) für Sie erreichbar.

Wie jedes Jahr bitten wir Sie folgende Punkte zu kontrollieren:

Sind alle Modelle auch für das Jahr 2019 angelegt?

In der Regel sind die Tagesinformationen zu den Modellen (auch Zeit- oder Periodenmodelle genannt) nur bis Ende Jänner des Folgejahres (also z.B. bis Ende Jänner 2019) angelegt. In manchen Fällen jedoch bereits bis Ende 2020. Sie sehen das unter

  • Abrechnungsmodelle / Periodenmodelle / Wartung der Periodenmodelle
  • Modell auswählen
  • ActionLink „Kalender“ klicken.

Mit den Doppelpfeilen können Sie zwischen den Monaten blättern. Sollten hier bei Ihren Modellen nicht für das ganze Jahr 2019 die Tagesinformationen definiert sein, gehen Sie wie folgt vor: Modell verlängern.

Ist die „Spezialtagsverrechnung“ eingerichtet?

Heuer fallen der 24.12. und der 31.12. auf einen Montag (Werktag). Sollten Sie eine spezielle Verrechnungslogik haben, müssen Sie die Spezialtagverrechnung entsprechend anpassen. Einige unserer Kunden haben diesbezüglich auch Speziallösungen in der „automatischen Schichtzuordnung“. Sollten Sie diesbezüglich Fragen haben oder Unterstützung brauchen, kontaktieren Sie bitte unsere Helpline evohelp@sisworld.com.

Gab es bislang diesbezüglich noch keine Regelungen bzw. wurden neue Modelle angelegt oder neue Betriebsvereinbarungen getroffen, müssen Sie die Spezialtagverrechnung gegebenenfalls neu parametrieren.

Ist der Feiertagskalender auch für das Jahr 2019 angelegt?

Kontrollieren Sie, ob die Feiertagskalender für das neue Jahr angelegt sind. Rufen Sie

  • Abrechnungsmodelle / Feiertagsverrechnung / Feiertagskalender

auf, wählen Sie einzeln ihre Feiertagskalender aus und klicken Sie auf den ActionLink „Kalender“. Wenn die Feiertage für das neue Jahr noch nicht eingetragen sind (Sie erkennen das an den mit einem Stern markierten Tagen), ist folgendes zu tun:

  • Klicken Sie auf den ActionLink „Erstellen“.
  • Geben Sie das „Von Datum“ und „Bis Datum“ ein, z.B. vom 2019/01/01 bis 2020/01/31 ein.
  • „Feiertag am Sonntag“ – wählen Sie, welche Verrechnung an einem Sonntag vorgeht: die Feiertagsverrechnung oder die Sonntagsverrechnung ihrer Modelle.
  • „Feiertag am Karfreitag“ – wählen Sie, ob der Karfreitag in diesem Kalender ein Feiertag sein soll.
  • Bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen.

Sie können auch einzelne Tage als Feiertag markieren – gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Wählen Sie das Monat, in dem Sie den Feiertag eintragen wollen, aus.
  • Geben Sie in der Eingabezeile den Tag (im Monat), Feiertag = „J“ und den gewünschten „Feiertagstext“ ein.
  • Bestätigen Sie mit dem grünen Häkchen.

SIS Evosoft erneut durch Leitbetriebe Austria zertifiziert

Rezertifizierung zum Leitbetrieb Austria

Die SIS Evosoft EDV GmbH wurde erneut als Leitbetrieb im Wirtschaftsnetzwerk „Leitbetriebe Austria“ ausgezeichnet. Als Spezialist für innovative Zeitwirtschaftslösungen erfahren wir damit die Anerkennung für unsere Leistungen im Bereich der Entwicklung innovativer und hochwertiger Lösungen für den deutschsprachigen Markt. Als einer von mehr als 200 Leitbetrieben in Österreich leistet SIS Evosoft EDV GmbH so einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg und dem positiven Image der österreichischen Wirtschaft.

Mag. Gerhard Hinterleitner, Geschäftsführer von SIS Evosoft, der die Urkunde von Fr. Mag. Monika Rintersbacher, Geschäftsfüherin Leitbetriebe Austria, entgegen nehmen durfte: „Wir sind hoch erfreut wieder als Leitbetrieb Austria ausgewählt worden zu sein. Die Nominierung ist eine große Auszeichnung und weiterer Ansporn, uns als verlässlicher Partner und innovativer Lösungsanbieter im Bereich der Zeitwirtschaft und Sicherheitstechnologie weiter zu entwickeln“.

Überreicht wurde das Zertifikat im Rahmen einer feierlichen Leitbetriebe Austria Herbstauftakt-Veranstaltung im heuer eröffneten Allianz Stadion.

Der zentrale Gedanke hinter der Idee von „Leitbetriebe Austria“ ist, dass jede Entwicklung Motoren, Vordenker und Umsetzer braucht, die die ersten Schritte setzen und andere mitreißen. Diese Unternehmen werden durch „Leitbetriebe Austria“ der Öffentlichkeit vorgestellt. SIS Evosoft EDV GmbH ist eines jener Unternehmen, das durch seine Lösungen und seiner Innovationskraft ein zuverlässiger Partner in der Wirtschaft in Österreich ist.

Studie „Mobiles Arbeiten“

Die Mehrheit der Beschäftigten arbeitet mittlerweile mobil, der Trend geht weg vom stationären Arbeitsplatz in Richtung „mobile working“ – Das geht zumindest aus einer Studie hervor, die der Messeveranstalter spring messe Management gemeinsam mit der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (HTW Berlin), der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP) sowie des Büros für Arbeits- und Organisationspsychologie (bao GmbH) durchführte.

An der im Frühjahr 2016 durchgeführten Umfrage nahmen 674 Unternehmensvertreter teil (befragt wurden primär das Management sowie Leiter des Personalwesens). Nach deren Angaben nutzen die Mitarbeiter in ihren Betrieben für die mobile Arbeit zu 97 % Laptops und tragbare Computer, 93 % Smartphones, 62 % Tablets und 36 % andere mobile Geräte wie Special Hardware.

54 % der Arbeitskräfte seien mittlerweile den mobilen Arbeitern („Internal und/oder External Mobile Workers„) zuzuordnen, lediglich 46 % der Mitarbeiter arbeiten noch auf einem zugeteilten stationären Arbeitsplatz.

Mit dieser Entwicklung zu mehr Mobilität steigen allerdings auch die Anforderungen an die Schlüsselkompetenzen der Mitarbeiter, so die Befragten. Insbesondere bedarf es erhöhter Selbstkompetenzen wie Selbstständigkeit, Flexibilität, Kreativität, Verantwortungs- und Leistungsbereitschaft sowie Zuverlässigkeit. Ebenso gefordert seien ausgeprägte kommunikative wie soziale Kompetenzen.

Im Vergleich zu stationärer Arbeit verbessern sich bei „mobile working“ die ergonomischen Arbeitsbedingungen sowie die Arbeitssituation für die Beschäftigten. Laut Studie profitieren die mobilen Arbeitnehmer von der Dauer, Lage und Verteilung der Arbeitszeit. Ebenso sei eine höhere Arbeitszufriedenheit und eine gesteigerte Arbeitsleistung zu beobachten.

Quelle (24.05.2016): http://www.personal-sued.de/de/presse/pressemitteilungen/detail-ansicht-pressemitteilung/show-news/detail/News/studie-mobiles-arbeiten-mehrheit-der-beschaeftigten-arbeitet-mobil-1/

Bild: © Pixabay


Auch wir tragen dieser Entwicklung mit unseren Personalmanagementsystemen Rechnung – mehr zu unseren webbasierten Lösungen erfahren Sie hier: