ISS – der weltweit größte Anbieter von Facility Services – setzt seine Enterprise Mobility Strategie mit SIS-evoApps um
„Mobilität, Flexibilität und ein hoher Automatisierungsgrad sind für unser Geschäft enorm wichtig. Auf der Suche nach der optimalen Zeitwirtschaft haben wir mit SIS Evosoft den Partner für die Umsetzung unserer Ziele im Zeitmanagement gefunden.“ (Harald Denk, ISS IT-Manager)
Produktivität steigern, Kosten senken, Kundenservice verbessern, Effizienz optimieren – das sind die Kernziele des Zeitmanagements bei ISS. Die User-Akzeptanz der eingesetzten Softwarelösung spielt dabei eine entscheidende Rolle.
Ausgangslage
Die von den Servicemanagern (SM) erstellten Dienstpläne (SOLL) mussten monatlich aufwendig nachbearbeitet werden, um korrekte IST-Zeiten an die Personalabrechnung zu übergeben.
Bei einem Mengengerüst von
- ca. 100 Servicemanagern (ein SM betreut ca. 80 Objekte und ca. 300 Mitarbeiter) und
- ca. 8.000 Mitarbeitern
war der damit verbundene Aufwand sehr hoch. Überschreitungen bei der Projektabwicklung wurden erst sehr spät erkannt. Ein Reagieren war oft nicht mehr möglich. Für das Controlling benötigte Daten standen verspätet zur Verfügung.
Lösung
Mit dem Zeitwirtschaftssystem SIS-ePZE werden zentrale Anforderungen der Enterprise Mobility Strategie von ISS umgesetzt: die Zeiterfassung erfolgt durch den Mitarbeiter direkt am Einsatzort und der Servicemanager kann Kontroll- und Korrekturaufgaben jederzeit und deviceunabhängig (Laptop, Tablet, Smartphone) durchführen.
Für eine bequeme und schnelle Erfassung bzw. Korrektur von IST-Zeiten durch den Servicemanager wurde eine für ISS optimierte Web-App entwickelt. Diese steht den Servicemanagern in der Intranet-Plattform der ISS (MS SharePoint) zur effizienten Bewältigung der täglichen Arbeit zur Verfügung.
Alternativ kann die IST-Zeiterfassung durch den Mitarbeiter selbst an Zeiterfassungsterminals erfolgen. Die Terminals sind mit Fingerprint-Funktion ausgestattet und ermöglichen eine eindeutige biometrische Zuordnung der Zeitbuchung zum Mitarbeiter. Kontrolle und Korrekturen erfolgen weiterhin durch den Servicemanager.
Die Daten werden vom Terminal über das Handynetz in die ISS-Zentrale übertragen. Terminals können daher an beliebigen Standorten der ISS, auch wenn sie über keine IT-Infrastruktur der ISS verfügen, eingesetzt werden.
Die an den Terminals erfassten und vom Servicemanager kontrollierten Daten werden in der SIS-Zeitwirtschaft automatisch bewertet. Die parametrierten Zeitmodelle bilden unterschiedlichste Kollektivverträge (Flug, Gastro, Denkmal- Fassaden- Gebäudereiniger, Gärtner- und Landschaftsgärtnerbetriebe, Bewachung) sowie die Betriebsvereinbarungen der ISS ab.
Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung sind Interfaces zur
- Übernahme von Zeitbuchungen aus Fremdsystemen
- Übernahme von Stammdaten wie Personaldaten oder Kostenstellen aus führenden Systemen wie der Personalabrechnung
- automatisierten Übergabe der bewerteten Daten (Leistungszeiten, Fehlzeiten etc.) an die Personalabrechnung.
Nutzen und Vorteile
ISS erreichte mit der Einführung des neuen Zeitmanagementsystems von SIS folgende Ziele:
- Transparente Zeiterfassung für Mitarbeiter, Geschäftsführung und Kunden
- Hohe Benutzerakzeptanz durch eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche
- Zeitnahe Buchung und aktuelle Bewertung, keine Mehrfacherfassung
- Tagesaktuelle Daten für Planung und Controlling
- Glättung der monatlichen Arbeitsspitzen in der Personalabrechnung
- Rasche, automatisierte Überleitung der Daten an die Personalabrechnung
- Einfache Integration in die bestehende Infrastruktur, geringer Administrationsaufwand
- Hoher Automatisierungsgrad
- Kosten- und Zeitersparnis.
SIS lieferte ein Gesamtpaket, das folgende Leistungen umfasste:
- SIS-Standardsoftware mit individuellen Anpassungen
- Hardware
- Installation und Konfiguration der Soft- und Hardware
- Dienstleistungen zur Inbetriebnahme und Schulung
- Einführungsunterstützung
- Interfaces.
Alles aus einer Hand – Die Software, die Hardware und die Integration!
Über ISS
Mit weltweit 535.000 Mitarbeitern in über 50 Ländern ist die 1901 in Kopenhagen gegründete ISS der weltweit größte Anbieter von Facility Services.
In Österreich ist ISS flächendeckend mit 14 Niederlassungen und rund 8.000 Mitarbeitern vertreten und damit einer der größten Arbeitgeber Österreichs.
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