KEOPS – Office Manager

Der KEOPS Office-Manager entstand urspünglich durch den eigenen Bedarf an einer umfassenden Organisationslösung. Nach langer Suche auf dem umfangreichen Markt von Adressverwaltungen, CRM-Software und vielen anderen entschlossen wir uns, ein eigenes Tool zu erstellen, nachdem wir nichts Zufriedenstellendes finden konnten.

Dass sich dies zu einem aufregenden Organisationsabenteuer entwickelt, davon ahnten wir nichts. Heute, nach einer Investition von rund 15.000 Mannstunden in dieses Projekt, sind wir um viele Erfahrungen und ein exzellentes Organisationstool reicher. Partizipieren sie – wie wir selbst – von diesem neuartigen Werkzeug, das ihrer internen Organisation Flügel verleiht!

Adressen / Personen
Aufgaben
Kommunikation
Projektarbeit
Dokumentenarchivierung
CRM / Customer Care
Recherche / Information
Knowledgebase
Workflow
Schriftverkehr
E-Mail
Seriendokumente
Internet


Adressen / Personen

Adressverwaltung

Adressen stellen bei nahezu jedem Unternehmen einen der wichtigsten Datenbestände dar. Alle außerbetrieblichen Kontakte und viele innerbetriebliche hängen damit zusammen. Erstes Gebot bei Office-Management ist also eine Top-Adressverwaltung.

Aus diesem Grund ist das Adressfenster die Grundlage und Schaltzentrale des KEOPS Office-Managers. Klicken sie hier auf die verkleinerte Darstellung und erforschen sie dann im Fenster in Originalgröße die jeweiligen Regionen mit der Maus.

Features

  • Kontaktpersonen
    • Auto-Übernahme aus Adressfenster
    • Zuordnung frei vergebbarer Tätigkeitsbereiche (Geschäftsführer, Einkäufer, Buchhalter usw.)
    • Personalisierung für individuellen Schriftverkehr
    • Erstellung neuer direkt aus E-Mail-Eingang
    • Verwendung in Unternehmens-Organigrammen, Seriendokumenten und vielen weiteren Bereichen
  • Adressklassen
    • Im Explorer-Stil frei gestaltbar
    • Mehrfachzuordnungen
    • Basis für Aufgaben, Seriendokumente, Excel-Export usw.
  • Vielseitige Suchfunktionen, z.B. über Telefonnummer, Mail-Adresse, Namen der Kontaktpersonen und beliebige Suchbegriffe, Recherche, Gruppierungen
  • Beliebig viele individuelle Suchbegriffe pro Adresse
  • Adress-History: Die letzten 100 verwendeten Adressen auf Knopfdruck
  • Company-Org: Frei gestaltbares Unternehmens-Organigramm zu wichtigen Adressen (wer ist der Vorgesetzte von wem, wer in welcher Abteilung usw.)
  • Direkt von hier aus…
    • Erstellen von Word- und Excel-Dateien (natürlich mit Übergabe der Adress- und Kontakpersonendaten)
    • Erstellen von E-Mails
    • Aufgabenzuordnung
    • Terminvereinbarungen und Terminverwaltung allgemein
    • Telefon- und Gesprächsnotizen
    • Scan und Digitalkamera-Import von Dokumenten
    • Zuordnung beliebiger Dateien, von Bildern über CAD bis Access
    • Informationsabruf zur Adresse
    • Aufruf der Web-Site der Adresse
    • Aktiv-Chips: Bearbeitung immer wieder verwendeter Dokumente verschiedenster Art
    • Adressimporte und -exporte
    • Interne Kommunikation
    • Import / Export von / nach Zwischenablage
    • Verwaltung von Mail-Verteilerlisten
    • Abruf und (automatische) Zuordnung eingegangener E-Mails
    • Post-Its für kurzlebige Informationen

Aufgaben

Organisation von Aufgaben.

Aufgaben prägen unser Berufsleben, um nicht zu sagen: Es besteht ausschließlich aus ihrer Erledigung. Viele gehen automatisch von der Hand, aber an viele wollen wir erinnert werden, wollen weiters sehen, wie der Erledigungs-Status bei Mitarbeitern ist und wollen sie später wieder zu Informationszwecken vielseitiger Art abrufen können.

Es liegt also auf der Hand, dass eine übersichtliche und einfache Verwaltung von Aufgaben eine der Hauptaufgaben eines Office-Managers sein muss.

Zudem sind Aufgaben gegliedert und verknüpft: Man spricht von Aufgabenbereichen, und die Zuordnung zu Adressen, Terminen, Projekten und vielem mehr ist Muss. All diesen Anforderungen trägt der KEOPS Office-Manager Rechnung.

Features

  • Verschiedene Darstellungsformen von Aufgaben
    • nach Themenbereichen, die pro Arbeitsplatz individuell gestaltet werden können
    • nach Erledigungszeitpunkt mit optischer Unterstützung, wie lange eine Aufgabe überfällig oder bis wann sie zu erledigen ist
    • Überblick über delegierte Aufgaben
  • In-Box mit neu eingegangenen Aufgaben von anderen Mitarbeitern
  • Adresse, die mit der Aufgabe zusammenhängt, wird automatisch im Adressfenster synchronisiert
  • Suchfunktionen innerhalb der Aufgaben
  • Delegation von Aufgaben bis zum Work-Flow
  • Aufgaben mit Zusatzinformationen versehen:
    • Notizen
    • beliebige und beliebig viele Dateien als Attachments
    • Randinformationen und Anmerkungen
  • Callcenter-Unterstützung
    • Aufgaben nach beliebigen Kriterien reihen, z.B. Erreichbarkeit
    • Telefonverlaufsaufzeichnung (wird bei Erledigung der Aufgabe mit abgespeichert)
  • Ausdruck der Aufgaben in ein Word-Dokument
  • Vorschlag der automatischen Wiedervorlage bei Erledigung (nachfassen)

Kommunikation

Was nützen die beste Adress-, Termin- und Aufgabenverwaltung, wenn die Kommunikation innerhalb und ausserhalb des Unternehmens nicht optimal eingebunden ist.

Deshalb sind im KEOPS Office-Manager verschiedene Kommunikationskanäle integriert, die sich unbemerkt in den Arbeitsablauf einfügen. Neben der externen wird vor allem auch der internen stark Rechnung getragen.

Features

  • Externe Kommunikation
    • Schriftverkehr als Einzel- oder Seriendokumente
    • E-Mail
    • Internet
    • Telefon
    • Fax
  • Interne Kommunikation
    • Interne Nachrichten (Mails)
    • Aufgabendelegation (Workflow)
    • Kurzbenachrichtigungen
    • Termineinladungen
  • Offline-Betrieb
    • Datenaustausch mit Palm Pilot
    • Datenaustausch mit Offline-PCs (Notebooks)
    • Verteilte Unternehmensstandorte

Projektarbeit

Projekte: Ein vielseitiges Instrument

Projekte sind ein weiteres Instrument, um Informationen zu bündeln. Projekte können das sein, als was wir sie kennen: Bauvorhaben, Kundenaufträge jeder Art usw. Das Instrument ‚Projekt‘ kann beim Office-Manager aber auch für viele andere Kriterien eingesetzt werden: Marketingaktionen, Versicherungsfälle oder Geräte können ebenfalls Projekte sein. Sie können auch, wenn bei ihrem Unternehmen Kostenrechnung im Einsatz ist, Kostenstellen als Projekte einsetzen.

Kurzum, ein Projekt ist ein weiterer Gesichtspunkt, nach dem Informationen aller Art abgerufen werden können. Zu einem Projekt finden sie später, in Themen gegliedert oder chronologisch, sämtliche Telefon- und Gesprächsnotizen, Angebote und Abrechnungen, Verträge und Vereinbarungen, Termine und erledigte Aufgaben, beteiligte Adressen, Fotos, Pläne, Kalkulationen, E-Mails und sonstigen Schriftverkehr, Internet-Links und vieles mehr. Die Möglichkeiten sind äußerst umfassend und setzt der Kreativität keine Grenzen.

Features

  • Projektanlage ‚on-the-fly‘ z.B. während des Telefonierens (Erstkontakt) mit späterer Ergänzungsmöglichkeit
  • Projektstammdaten frei gestaltbar
  • Freie explorerartige Projektgliederung
  • Mehrfachzuordnung von Projekten zu Projektklassen
  • Projektzustände
    • Freie Definition von Zuständen (z.B. Anfrage, in Kalkulation, Nachverhandlung, Auftrag …. abgeschlossen)
    • Verbindung von Aktionen zum Statuswechsel des Projekts. Beispiel: Ein Projekt wird zum Auftrag. Damit verbunden sind bestimmte Abläufe wie Terminvereinbarung, Verträge, Benachrichtigungen, Kompetenzzuordnungen usw. Diese Aktivitäten werden in Form einer Checkliste vorgelegt, die Vorgänge unterstützt und bei Erledigung dokumentiert.
  • Projektadressen
    • Zuordnung von Adressen zu einem Projekt: Bei einem Bauunternehmen z.B. Bauherr, Professionisten, Interessenten uvm., frei gliederbar
    • Freie Gestaltung der Projektadress-Spalten. sogar mit einfacher Rechenfunktion
    • Angabe, wer die Projektverantwortlichen einer Adresse zu dem vorliegenden Projekt sind, mit Aufgabenbereich und Mobiltelefonnummer
    • Ausdruck der Projektadressdaten für externe Verwendung, z.B. bei derProjektdurchführung selbst
    • Serienbrieferstellung aus den Projektadressen unter Verwendung auch der individuellen Spalten. Dabei werden Schreiben natürlich bei den Adressen vermerkt, sodaß man z.B. später bei der Adresse selbst sieht, welche Ausschreibungen der Subunternehmer bekommen hat
    • Projektaktivitäten nach Adressklassen gegliedert
      • Welche Adressklassen waren beim Projekt bisher aktiv (z.B. alle Fliesenleger, Putzfirmen usw.)
      • Welche Adressen der jeweiligen Klassen waren es
      • Angabe, welche Aktivitäten bei der jeweiligen Adresse projektbezogen stattgefunden haben, bzw. welche Informationen projektbezogen vorhanden sind (Termine, Aufgaben, Fotos, Schreiben, Mails etc.)
  • Statistische Auswertungen nach
    • Projektklassen
    • Zuständen
    • Projektverantwortlichen
  • Bewertung beteiligter Adressen zur späteren Auswahlentscheidungs-Erleichterung
  • Möglichkeit der Einbindung der KEOPS Kostenrechnung. Umfangreiches Instrument für Controlling und Nachkalkulation (siehe kaufmännische Programme)

Dokumentarchivierung

Zu diesem Thema gibt es schon seit Jahren spezielle Software-Lösungen, die auch recht leistungsfähig sind. Allerdings haben sie alle den Nachteil, höchstens über Schnittstellen in ein bestehendes Organisationssystem integriert werden zu können und selbst dann nicht wirklich komfortabel.

Beim KEOPS Office-Manager ist die Dokumentarchivierung integraler Bestandteil. Das bedeutet, dass sie nicht als Fremdkörper angeschlossen ist, sondern während der Arbeit, teilweise sogar automatisch im Hintergrund, geschieht. Fazit: Nach einheitlichen Zugriffsmethoden finden sie Telefon- und Gesprächsnotizen, Angebote und Abrechnungen, Verträge und Vereinbarungen, Termine und erledigte Aufgaben, Fotos, Pläne, Kalkulationen, E-Mails und sonstigen Schriftverkehr, Internet-Links und vieles mehr über ein einheitliches System.

Features

  • In alle Arbeitsabläufe integriert
  • Auch Aufgaben, Termine, Adressen u.a. sind im Archiv und nicht separat zu verwalten
  • Individuelle Gestaltung von Archivierungsformularen (Vorlagen)
  • Ablagelogik in Gesamtorganisation integriert
  • Anbindung von Scannern und Digitalkameras
  • Schnittstelle für Beschickung von außen
  • Schnittstelle zu KEOPS-Finanzbuchhaltung zur automatischen Übernahme von Buchungsbelegen wie z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Alle gängigen Windows-Dateiformate
  • Integrierung von Web-Sites
  • Dokumentenviewer stellt ca. 40 Bildformate, Text-, RTF-Dateien sowie alle OLE-fähigen Dokumenttypen wie Word, Excel, Powerpoint, Flowcharter usw. native dar

CRM / Customer Care

CRM (Customer Relationship Management) + CC (Customer Care)

. . . wird hier nur deshalb als eigener Punkt angeführt, da es zur Zeit aktuelle Schlagworte sind. Es bedeutet nicht mehr und nicht weniger als Kundenpflege.

Der KEOPS Office-Manager ist CRM schlechthin, nur noch viel, viel mehr als lediglich dieses: Lieferantenpflege, Mitarbeiterpflege, allgemeine Kontaktpflege, Organisationspflege u.v.m.

Kundenpflege ist automatisches Ergebnis des Einsatzes vom KEOPS Office-Manager. Es werden ja sämtliche Informationen während der Verrichtung der täglichen Arbeit gespeichert und können dann natürlich in verschiedenster Art zur Kundenpflege verwendet werden. Das können u.a. folgende Anforderungen sein:

  • Schnelle und detaillierte Informationen über eine Adresse bekommen, vom ersten Kontakt bis zur letzten Rechnung, Verträge, Termine, Fotos, Pläne usw.
    • während des Telefonierens
    • zum Mitnehmen
      • in einem dynamischen Dokument
      • mit einem Hand-Held (Palm Pilot)
      • mit einem Notebook
  • Erinnerung an Kundenkontakte
  • Statistische Auswertungen zu Kunden
  • Regelmäßige Kundenbetreuung
  • Mailings via E-Mail oder in Briefform
  • Aufgabengenerierung (Call-Center)
  • Zeitschriftenversand organisieren
  • vieles mehr

CRM fordert dabei einiges von den Unternehmen: Da sind zuerst die konzeptionellen Erfordernisse zu klären. Es müssen die möglichen Zielgruppen des Unternehmens in Gruppen zusammengefasst, Kundenkontaktlebenszyklen beschrieben und der Kundenkontakt im operativen Geschäft in nachhaltige qualitätsgesicherte Prozessschritte geformt werden. Dazu sind organisatorische Maßnahmen und der Einsatz moderner IT-Technologie genauso notwendig, wie die erforderliche Qualifizierung der Mitarbeiter, die Kundenorientierung „leben“ müssen. Die konsequente Durchführung zeigt dann aber auch den gewünschten Erfolg: Kunden werden nach ihren Bedürfnissen betreut und das Unternehmen tritt kompetent auf, da jeder Mitarbeiter nachvollziehen kann, welche Bedürfnisse ein Kunde hat. Tauschen Sie sich mit Anwendern und Entwicklern von erfolgreichen CRM- und Kundenbindungsprogrammen aus. Hören Sie Vorträge aus der Praxis zu den neuesten Entwicklungen im CRM, den Erfolgen, die erreicht werden können und was auf diesem Weg zu beachten ist.

Wir helfen Ihnen bei diesen Vorgängen.


Recherche / Information

Recherchieren – suchen. Wenn sie die vorhergehenden Punkte durchgegangen sind, dann haben sie dort gesehen, dass der KEOPS Office-Manager in vorbildlicher Weise alle nur erdenklichen Informationen im Zusammenhang mit ihrem Unternehmen sammeln und gliedern kann. Hier geht es nun um die umgekehrte Anforderung: Die Informationen wiederum abzurufen.

Überall einheitliche Vorgangsweise:

Für diese Aufgabe gibt es mehrer Instrumente, die alle nach dem selben Prinzip arbeiten:

Sie erhalten eine Liste der Informationen nach einem Gesichtspunkt, den sie wählen. Diese Daten können sie dann im Detail betrachten, wodurch sie folgendes erfahren:

  • Von wem und von wann stammen sie
  • An wen waren sie ursprünglich gerichtet
  • Wenn es sich um eine Aufgabe handelt: Welchen Status weist sie auf (neu, Empfänger hat sie gesehen oder übernommen oder delegiert oder erledigt)
  • Gibt es Anlagen (beliebige und beliebig viele Windows-übliche Dateien: Bilder, gescannte Dokumente, Word- und Excel-Dokumente, CAD-Pläne, Powerpoint-Präsentationen usw.)

Weiters können sie sofort, wenn vorhanden, mit einem Mausklick oder Tastendruck die Anlagen anzeigen lassen und, wenn sie dazu berechtigt sind, auch weiterbearbeiten und danach wieder ins Archiv zurückschicken.

Die Informationen selbst können, wie gesagt, verschiedenster Natur sein: Telefon- oder Gesprächsnotiz, Angebot oder Rechnung, Vertrag oder sonstige Vereinbarung, Termin oder Aufgabe, Foto, Plan, Kalkulation, E-Mail und sonstigen Schriftverkehr, Internet-Link usw.

Die Zugriffswege

Es gibt nun mehrere Kanäle, wie sie an die Informationen herankommen:

  • Der Adress-Explorer

Dieses Instrument liefert ihnen alle Informationen zu einer Adresse, wahlweise chronologisch oder nach Themen gegliedert (siehe Bild oben).

  • Der Themen-Explorer

Er liefert die Daten nach Themen gegliedert, die wiederum ihre Unternehmens-Struktur wiederspiegeln. So sehen sie etwa alle Aus- oder Eingangsrechnungen, alle Verträge zu einem bestimmten Thema, alles zu ihrer Telefonanlage oder der EDV, Web-Sites, die sich mit dem Thema ‚Suchen‘ beschäftigen (also firmenweite Internet-Bookmarks) und so weiter.

  • Der Projekt-Explorer

Er zeigt alle Informationen zu einem Projekt. Auf einen Blick sehen sie, welche Lieferanten beteiligt waren oder z.B. bei einem Maklerobjekt, welche Mieter, welcher Schriftverkehr zu dem Schadensfalls-Projekt stattfand, welche Kosten zu einem Geräteprojekt angefallen sind oder wer ein Serienschreiben im Rahmen einer Marketingaktion bekam.

  • Die Recherche

Hierbei handelt es sich um ein Instrument, mit dem sie alle Archivdaten nach beliebigen Gesichtspunkten zusammensuchen lassen können. Alle Adressen, bei denen der Suchbegriff gefunden wird, und sämtliche Archivdaten werden angeboten.

  • Die Stichwortsuche

Die automatische Beschlagwortung aller Archivdaten wird in einer Stichwortdatenbank gesammelt. Da es sich um eine indizierte Datenbank handelt, erhalten sie Auskünfte zu Begriffen in Bruchteilen von Sekunden.


Knowledgebase

Genau betrachtet ist der KEOPS Office-Manager selbst eine große Knowledge Base: Alle Informationen sind auf verschiedenen Wegen abrufbar. Nur dient der Office-Manager nicht dem reinen Wissens-Verwalten, sondern ein großer Teil dieses Wissens wird mit der täglichen Arbeit sozusagen en passant erstellt.

Sie können das Programm jedoch gezielt als Knowledge Base einsetzen, indem sie die entprechenden Themengliederungen erstellen, wo dann zusätzliche Informationen abgelegt werden können. Diese Informationen sind vielschichtig: Scans aus Zeitschriften, Verträge, jede andere Art von Dokumenten, ja sogar Internet-Links.

Über die Möglichkeiten des Zugriffs auf die Daten lesen sie mehr unter dem Thema Recherche.


Workflow

Aufgaben können beliebig oft delegiert werden. Auf diese Weise entsteht eine Delegationskette, wie unten ersichtlich. An manchen Stellen können Parallelaufgaben eingefügt werden. Damit ‚ruht‘ die originale Aufgabe so lange, bis die Parallel-Aufgabe als erledigt gemeldet wird. Nun kann an der originalen Erledigung weitergearbeitet werden.

Delegierte Aufgaben können vom Delegierenden jederzeit eingesehen und deren Status bzw. der der einzelnen Stufen überwacht werden.


Schriftverkehr

Brief, Fax, E-Mail und Seriendokumente

Unzählige Schriftstücke werden täglich zwischen Unternehmen ausgetauscht. Waren es vor wenigen Jahren ausschließlich Briefe und Faxe, so hat mittlerweile das E-Mail in nahezu jedem Unternehmen Fuß gefasst und ist dabei, diese zur Gänze zu ersetzen. Allerdings wird die übliche Schriftform sicher noch eine Weile aktuell bleiben, allerdings eher als virtuelles Dokument, etwa im PDF-Format.

Um dieser gemischten Anforderung gerecht zu werden, sind im KEOPS Office-Manager beide Arten der Kommunikation, Mail und Word bzw. Excel, als Ausgangsdokument integriert. Der Vorgang ist einfach und kurz:

  1. Wählen sie die Zieladresse im Adressfenster aus
  2. Klicken sie auf ‚Office‘ – ‚Neu: Mail, Word, Excel‘
  3. Geben sie den Betreff ein
  4. Wählen sie die gewünschte Kontaktperson aus
  5. Entscheiden sie, ob sie ein Mail oder Word-/Excel-Dokument versenden wollen
    1. E-Mail:
      1. Verfassen sie die E-Mail
      2. Hängen sie evtl. Anlagen dazu (diese können sie automatisch in ein ZIP-File packen lassen)
      3. Senden sie die E-Mail ab
    2. Word / Excel:
      1. Wählen sie die gewünschte Vorlage aus. Word oder Excel werden nun gestartet, die Adressdaten inklusive Betreff werden ausgefüllt
      2. Vervollständigen sie das Schreiben
  6. Ordnen sie das Schreiben evtl. einem Projekt zu
  7. Klicken sie auf ‚Speichern‘. Das Dokument (E-Mail, Word, Excel) wird automatisch ins Archiv aufgenommen.

Features

  • Sehr einfache und schnelle Weise, zu einem Ausgangsdokument zu kommen
  • Sie können ihre Word- und Excel-Vorlagen verwenden, die lediglich um einige Textmarken ergänzt werden müssen
  • Personalisierte Anschrift:
    • Unterscheidung zwischen Firmen- und Privatadresse
    • Bei Privatadressen können zwei Ansprechpartner gewählt werden, die in Anschrift und Anrede automatisch zusammengefasst werden
    • Bei Privatadressen weitere Verschmelzungsvariante: Sehr geehrte Familie xy, trotz der Wahl von zwei Ansprechpartnern
    • Anredemuster können individuell erstellt werden (Sehr geehrte… oder Guten Tag Frau… usw.)
    • Unterscheidung der Anrede, ob der Schreiber mit der jeweiligen Kontaktperson per Sie oder per Du ist
  • Dokument wird automatisch dem Archiv zugefügt. Durch den Wegfall von ‚Speichern unter…‘ verschwinden die Dokumente nicht in ‚finsteren Kanälen‘, sprich irgendwo im Dschungel des Netzwerks oder der lokalen Festplatten.
  • Benachrichtigung anderer Mitarbeiter von der Erstellung des Dokuments
  • Dokument kann gleichzeitig Aufgabe in der Erledigungsliste werden (nachfassen bei Angeboten)
  • Zuordnung zu Projekten
  • Zu Seriendokumenten lesen sie mehr unter Serienschreiben.

E-Mail

Der KEOPS Office-Manager verwendet kein fremdes E-Mail-Programm, sondern hat einen eigenen E-Mail-Client integriert. Den Ausschlag für diese Entscheidung gaben mehrere Kriterien:

  • Für fremde Mailprogramme ist selbst mit aufwendiger Fernsteuerung bei weitem nicht derselbe Komfort erreichbar
  • Mit einem Fremdprogramm ist es nicht möglich, Mails automatisch ins Archiv zu übernehmen
  • Fremdprogramme unterliegen einem anderen Entwicklungszyklus als die eigenen. Daher muss man ständig nachbessern
  • Das Handling zum Einrichten der Office-Manager-Suite ist komplizierter, wenn Fremdprogramme berücksichtigt werden müssen
  • Die Benutzeroberflächen und Bedienweisen sind unterschiedlich

E-Mails sind üblicherweise Satelliten-Schriftstücke, die willkürlich gelöscht, in Ordnern umhergeschoben werden und das noch zusätzlich auf den einzelnen Arbeitsplätzen unterschiedlich. Diese unorganisierte Vorgangsweise entstammt noch den Zeiten, als E-Mail eher eine Randerscheinung darstellte. Heute hat ein Mail genauso wie ein Schreiben bei der betroffenen Adresse auffindbar zu sein. So besteht beim KEOPS Office-Manager eine enge Verbindung zwischen E-Mail, Adresse samt Kontaktperson, Projekten, Themen und dem integrierten Web-Browser.

Mail-Versand

Komfortabel, vielseitig und schnell. Da E-Mail den konventionellen Brief immer mehr ablöst, sind hier CI (Corporate Identity) und eine gute Form wichtig. Sie können Mails formatieren, mit Tabellen arbeiten, Anlagen automatisch zippen lassen, mit Textvorlagen den Arbeitsablauf beschleunigen u.v.m.

Features

  • Eigener, integrierter E-Mail-Client
  • Erstellung von grafischen Mails (Schriftformatierung, Grafiken)
  • Eigene Mail-Server-Funktionalität: Es braucht nur ein Arbeitsplatz Mails physisch empfangen / versenden können. Der Transport von / zu den einzelnen Stationen erfolgt durch den Office-Manager. Es kann jedoch durchaus auch ein bestehender Mail-Server bestehen bleiben.
  • Boxen für Posteingang, Postausgang, ‚Gesendet‘ und ‚Gelöscht‘
  • Filterfunktion zum schnellen Finden innerhalb der einzelnen Boxen
  • Weiterleitung und Schnellantwort
  • Übernahme der Mails ins Archiv
  • Automatische Absenderzuordnung (wenn E-Mail-Adresse bekannt ist)
  • Adressanlage aus den Maildaten
  • Anlage von weiteren Kontaktpersonen zu einer bestehenden Adresse aus den Maildaten

Seriendokumente

In manchen Unternehmen häufig, in anderen selten verwendet, aber immer aufwendig. Etikettendruck steht fast überall zumindest einmal pro Jahr an: zu Weihnachten.

Seriendokumente werden einfach mit dem Serienbriefassistenten verfasst. Dabei handelt es sich um einen sog. ‚Wizard‘, einen ‚Zauberer‘. Darunter versteht man einen Assistenten, der Bild für Bild zu den entsprechenden Eingaben auffordert.

Derselbe Komfort steht auf für Serienmails zur Verfügung. So können sowohl Briefe als auch Mails an bestimmte Zuständigkeitsgruppen von Personen versandt werden. Auch an die Möglichkeit, mehrere Briefe/Mails an mehrere Personen derselben Zuständigkeitsgruppe derselben Adresse zu schicken, ist gedacht.

Features

  • Auswahl der Adressen über Recherche, Adressklassen oder individuelle Zusammenstellung
  • Assistent leitet Schritt für Schritt bis zum fertigen Dokument
  • Schreiben wird bei jeder Adresse hinterlegt. Dadurch sieht man später bei der Adresse, welche Schreiben sie bekommen hat
  • Mit dem Schreiben können automatisch Aufgaben für einen beliebigen Mitarbeiter generiert werden -> Nachfassen bei Mailings
  • Auswahl der Ansprechperson nach Tätigkeitsbereich derselben
  • Mehrere Schreiben an ein und dieselbe Adresse möglich (Behörden, große Unternehmen)
  • Kontaktpersonen können individuell pro Adresse geändert werden

Internet

Da das Internet zwischenzeitlich zum ernstzunehmenden Informationslieferant herangewachsen ist, muss auch dieses Medium eng eingebunden sein. Der KEOPS Office-Manager hat einen eigenen Browser, wobei es sich hier um eine Einbindung des Internet-Explorers via OLE handelt.

Features

  • Funktionalität und Bedienung des Microsoft Internet-Explorers
  • Lokale Bookmarkverwaltung wie gehabt
  • Globale Bookmarks: Es können Web-Sites global ins Archiv gebookmarkt werden. So stehen die Informationen automatisch jedem Anwender des Office-Managers zur Verfügung
  • Speichern von Web-Sites als MHT-Datei zum Offline-Gebrauch
  • E-Mail-Verfassung verwendet den Office-Manager-Client
  • Verzweigung in den Browser direkt aus dem Adressfenster über …
  • … den allgemeinen Internet-Zugang
  • … die bei einer Adresse hinterlegte URL (Internet-Adresse)

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