Unternehmen, die sich für die Einführung einer elektronischen Zeit- bzw. Betriebsdatenerfassung entschieden haben, stehen angesichts der Fülle von Anbietern vor der Qual der Wahl. Erschwerend hinzu kommen spezielle Anforderungen aus den Abteilungen Human Resources, Produktion und IT, die das Budget ins Unermessliche steigen lassen können. Eine genaue Prüfung aller Anforderungen und eine strukturierte Vorgehensweise sind unbedingt erforderlich, damit das Projekt zu einem Erfolg wird und einen Mehrwert im Unternehmen generiert. Wie kann das funktionieren, und welche Schritte kann dieser Prozess beinhalten?

Hauptverantwortliche/n und Projekt definieren

Die Gesamtorganisation und die Hauptverantwortung zu übernehmen sind nicht jedermanns Sache. Fragen Sie sich: Welche/r MitarbeiterIn verfügt über soziale Kompetenzen, kennt die Abläufe der IT, der Produktion, im HR-Bereich? Bei wem liegt die kontinuierliche Bereitschaft zur Innovation vor? Und wer ist fähig, dieses Projekt zu managen und relevante Informationen der Abteilungsleitung bzw. der Geschäftsführung aufzubereiten und zur Entscheidung vorzulegen?

Welches Ziel hat die Einführung einer Zeit- bzw. Betriebsdatenerfassung? Welche Funktionen sind erforderlich?

Geht es darum, zeitnahe Aufzeichnungen bei allfälliger Kontrolle dem Arbeitsinspektorat vorzulegen? Oder sollen auch Projekte nach Aufwand abgerechnet werden? Benötigen Sie Daten, die ausgewertet ableiten, wie rentabel gearbeitet wird? Sollen auch Mitarbeiter im Außendienst Daten mobil erfassen? Oder wollen Sie vielleicht all dies abdecken?

Mitentscheider

Sinn und Zweck einer Zeit- bzw. Betriebsdatenerfassung ist es, Abläufe zu optimieren, Workflows zu automatisieren und zu vereinheitlichen, die Kosten zu reduzieren und letztendlich den Gewinn zu maximieren. Themen der HR-Abteilung sind neben der Lohn & Gehaltsabrechnung die Reisekostenabrechnung, Bewerberverwaltung sowie die Planung und Durchführung von Veranstaltungen (Aus- und Weiterbildung). Dem Projekt- bzw. Produktionsleiter geht es darum, schnell einen Auftrags- bzw. Produktionsstatus abzurufen, um etwaige Engpässe besser analysieren und in Folge minimieren zu können. Für die IT ist es wichtig, dass die Lösung zur Systemlandschaft passt. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aus diesen Abteilungen von Anfang an mit ein um zu klären, welche Bereiche unterstützt werden sollen und welche Funktionen die Lösung unbedingt mitbringen soll.

Betriebsrat

Die Verpflichtung zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen ist nicht neu und im Arbeitszeitgesetz (AZG) geregelt. Für den Arbeitgeber können Verstöße gegen die geltenden Arbeitszeitvorschriften teuer werden. Auch wenn der Arbeitsgeber für die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems keine Zustimmung vom Belegschaftsvertreter benötigt, ist es sinnvoll, mit ihm in einer Betriebsvereinbarung festzulegen, welche Daten und Auswertungen den Vorgesetzten zur Verfügung stehen. Anders verhält es sich bei einer Zeiterfassung mittels Biometrie. Da hier Menschenwürde berührt wird, ist eine Betriebsvereinbarung zwingend erforderlich.

Marktrecherche

Nachdem die Anforderungen an das System mit den Mitentscheidern festgesetzt wurden, sollte abgewogen werden, ob eine HR-Gesamtlösung oder eine individuell maßgeschneiderte Insellösung zum Einsatz kommen soll.
Ganzheitliche Lösungen bilden mit verschiedenen Modulen die meisten HR- und Zeitwirtschafts-Anforderungen ab. Sie sind jedoch meist statisch und lassen wenig Raum für individuelle Wünsche

Wenn Unternehmen realistischer kalkulieren, keine Zeit verschenken und ohne großen Aufwand ihre zentralen Prozesse digitalisieren möchten, angefangen beim Vertrieb über die Produktion bis hin zum Montage- und Servicebereich, und auf diese Daten immer und überall auf Knopfdruck zugreifen wollen, dann sind sie mit einer ausgeklügelten Insellösung besser bedient. Weiter gehen Anbieter einer Individuallösung umfassender auf die Bedürfnisse der Kunden ein, wachsen im Idealfall mit weiteren Anforderungen des Kunden mit und decken ebenfalls die meisten Bedürfnisse von HR-Themen ab. Das garantiert Investitionssicherheit.

Durch diese Entscheidung lässt sich die Zahl der Anbieter, im Internet recherchiert und auf Fachmessen besucht, auf fünf bis zehn reduzieren. Empfehlungen und Erfahrungen von Business-Partnern und Kunden können ebenfalls sehr hilfreich sein.

Anforderungskatalog

In diesem werden detaillierte Funktionsbeschreibungen an die gewünschte Software zusammengefasst. Eine präzise Auflistung dient Ihnen zur Unterstützung und zur ersten Orientierung für Software-Hersteller und -Entwickler. Zusätzliche gewinnbringende Funktionen und Tipps, die Sie bei einer Software-Präsentationen bzw. Beratungen erhalten, können hinzugefügt werden.

Kostenrahmen

Mit welchem Budgetrahmen muss gerechnet werden? Welchen Betrag erachten Sie für angemessen? Manche Unternehmen setzen sich mit dieser Frage nicht auseinander und warten die ersten Kostenschätzungen diverser Anbieter ab – und sind von den Preisen zumeist abgeschreckt. Jemand aus dem oberen oder mittleren Management stoppt dann plötzlich das Projekt. Das Ziel, Abläufe zu professionalisieren, zeitnahen Überblick über Projekte zu haben und schlussendlich zu wissen, ob ein Kundenauftrag überhaupt profitabel ist, rückt wieder in die Ferne. Sparen Sie nicht an falscher Stelle. Vergleichen Sie Angebote, Funktionen und stellen Sie sich die Frage, was es Ihnen wert ist, in sich digitalisierenden Märkten zeitnahe Betriebsdaten an der Hand zu haben.

Zeitplan

Die Durchlaufzeit eines Zeiterfassungsprojekts ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Vermeiden Sie auf jeden Fall vorschnelle Entscheidungen, denn eine nicht sorgfältig gewählte Software kostet Geld und personelle Ressourcen. Der Schlüssel zu einer passenden Lösung und für eine erfolgreiche Einführung liegt in der Vorbereitung sowie der Kommunikation – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch mit den Anbietern. Je strukturierter die Anforderungen deklariert sind, umso schneller ist die Lösung dann einsetzbar.

Nicht selten kommt es vor, dass der Umsetzungsplan wegen mangelnder Unterstützung der Mitarbeiter beziehungsweise durch deren Widerstand aufgeschoben wird. Informieren Sie daher die Belegschaft rechtzeitig über Ihre Vision. Alle Anwender stets auf dem Laufenden zu halten und ihnen rechtzeitig die Vorteile der neuen Lösung näherzubringen, garantiert eine zügigere Implementierung der Software.

Auswahlprozess, Lastenheft

An diesem Punkt zeigt sich, wie gut obere Schritte mit allen Beteiligten abgeklärt wurden. In dieser Phase wird ein Lastenheft erstellt, das den Anforderungskatalog präzisiert und ergänzt. Selektierte Software-Anbieter präsentieren ihr Portfolio, ermöglichen bei Bedarf Direktkontakt zu Referenzfirmen, zeigen in Workshops erweiterte Möglichkeiten und stellen Ihnen einen Testzugang zur Verfügung.

Ein langjährig am Markt bestehender Anbieter bietet Ihnen branchenübliche Lösungskompetenzen. Dieser zeichnet sich u.a. auch durch seine Bereitschaft aus, Ihnen jederzeit beratend zur Verfügung zu stehen. Darum ist es wichtig, einen Anbieter in engerer Wahl über zusätzliche gewünschte Funktionen oder Informationen aufzuklären, um ihm damit die Möglichkeit zu geben, seine individuellen Programmiermöglichkeiten aufzuzeigen. Welche Problemstellungen haben sich im Zuge der Anforderungszusammentragung herauskristallisiert und welcher Anbieter bietet rasch effiziente Lösungsansätze?

Angebote und Kosten werden nun verglichen: Sind Beratungen, Schulungen & Workshops im Gesamtpreis enthalten? Schnittstellen, technischer Support, Fernwartung inkludiert oder gegen Entgelt beziehbar, der zusätzliche Wartungsvertrag in einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis?

Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, dem Ihr Nutzen im Mittelpunkt steht und dem Sie vertrauen. Dieser wird mit Ihnen gemeinsam Ihre effiziente und anpassungsfähige Softwarelösung entwickeln, die Ihnen schlussendlich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Vertrag, Pflichtenheft und Implementierung

Die Entscheidung für einen Anbieter ist gefallen, die Preisverhandlungen sind abgeschlossen, der Vertrag wird unterschrieben.

Im Pflichtenheft definieren Auftraggeber und Auftragnehmer den gewünschten Funktionsumfang und den Zeitplan für die Umsetzung des Software-Einführungsprojekts.

Nach der Implementierung startet die Phase, die mittels Test-Cases durch einen definierten Mitarbeiter abgenommen werden. Feedbackschleifen tragen dazu bei, Softwarekomplikationen rasch und effizient zu beheben.

Zum Abschluss des Projekts wird die Software in den laufenden Betrieb eingebunden. Wenn die Applikation unkompliziert und ohne langwierige Eingewöhnung intuitiv bedienbar ist, werden die Mitarbeiter diese im täglichen Arbeitsablauf schnell annehmen.